יעילות מוגברת: 26 כללים שיהפכו אתכם לגיבורי על
"יעילות היא לעולם אינה מקרית. היא תמיד התוצאה של מחויבות למצוינות, חכמה, תכנון ומאמץ ממוקד." – פאול מייר
כיצד ניתן בעזרת כמה כללים פשוטים להגביר את הפרודוקטיביות שלנו? בתור אנשים בעלי שאיפות, כולנו מנסים כל הזמן להגדיל את פריון העבודה שלנו באמצעות שיטות שונות שפיתחנו עם הזמן. הניסיון יכול להיתפס כגורם מכריע בתפוקת העבודה שלנו ולכן לא נותרה לנו ברירה אלא לאמץ קצת עבודה ושיפור עצמיים. כעת, נחלוק עמכם את הטיפים הטובים ביותר שנתנו לנו המומחים, כיצד ניתן בקלות וביעילות – לעשות יותר בפחות זמן. בהצלחה.
רשימת מטלות
הדרך היעילה ביותר כדי להעלות את רמת הפרודוקטיביות היא למנות את המטלות שיש לבצע על דף ולאחר מכן, בתום הביצוע למחוק אותן. תוכלו לחלק את המשימות על פי חשיבותן, לתעדף אותן למשימות קטנות, גדולות ואף משימות שתלויות בביצוע משימות אחרות.
מטרות יומיות
ללא התמקדות ברורה, זה קל מדי להיכנע להסחות דעת. כאשר קובעים יעדים קבועים אשר נקבעים לכל יום מבעוד מועד ניתן להיות מרוכזים יותר במטרה. המטרה תזכיר לנו בעבור מה אנחנו עובדים, המטרה משתמשת כ"דרבון" לעבר השגת התוצאות הטובות ביותר.
ביצוע המטלה השנואה ביותר ראשונה
לכולנו יש כמה מטלות שאין ברצוננו לעשות, לא עכשיו ולא אחר כך. אבל אם היינו מקדישים זמן לסיים אותן ראשונות? כנראה שהיינו מרגישים הקלה או סיפוק גדולים יותר. תחושה זו תאפשר לנו להמשיך ולהתקדם הלאה. בחרו להתחיל ולהתמודד עם המשימה הכי פחות חביבה, במקום להתעסק איתה על פני יום שלם. ניצחון קטן זה, יקבע את הטון של יומכם ויהפוך אותו להיות הרבה הרבה יותר פורה.
שעת השיא
לכולנו יש שעות חזקות ושעות חלשות. כדי להגביר את הפרודוקטיביות שלנו, עלינו לדעת לזהות מהן השעות החזקות שלנו. לעיתים נהיה יותר מרוכזים בשעות הבוקר ופחות בשעות הצהריים או אחרי ישיבה. שעת השיא שלנו יכולה לקדם אותנו באופן משמעותי לקראת סיום המשימות שלנו בפחות זמן מהמצופה. תזמנו את המשימות החשובות ביותר שלכם לזמנים אלו ובחרו לעבוד על משימות קטנות יותר בזמנים האחרים.
הצבת מטרות דרך
הציבו הגדרות ומטרות לכל משימה. דבר זה יש לעשות כאשר מתחילים לבצע משימה, כך נוכל לזהות מהם ההישגים אשר נדרשים מאיתנו. לדוגמה, אם כעת התבקשתם לכתוב ספר, וודאו כי אתם מסוגלים לכתוב 1000 מילים בשעה. מטרה או הגדרה זו תוכל לעזור לכם להיות ממוקדים ויעילים יותר.
הגדרת פרקי זמן קצרים לעבודה
זמן הוא מצרך חשוב שיש להיעזר בו כדי להגביר את הפרודוקטיביות. קבעו לעצמכם פרקי זמן קבועים, ארוכים או קצרים על פי הנוכחות שלכם. בזמנים אלו תוכלו לשקוע בביצוע המשימה, תוכלו לקבל אינדיקציה נכונה – האם אתם עומדים ביעד שהצבתם לעצמכם.
מינון נכון
ריבוי משימות לפעמים עשוי ליצור לחץ. לחץ הוא לא חבר טוב של יעילות. כדי להיות יעילים יותר וודאו שאתם מבצעים מטלה אחת בכל פעם ולא נסחפים להתחיל כמה משימות בו זמנית. קבצו משימות זהות יחדיו כמו סידורים או טלפונים כדי להקדיש להם את מירב תשומת הלב הדרושה.
סביבה שקטה
שקט! שקט הוא כל מה שאתם צריכים כדי באמת להצליח. קחו את המחשב, המחברת וכלי הכתיבה למקום בו לא תצרכו להתאמץ להתעלם מהסחות דעת. חדר סגור, ספרייה, בית קפה או חצר אחורית יכולים לתת מענה לבעיה. השאירו את שאר הסחות הדעת כגון טלפונים, טאבלטים וכדומה על מצב שקט.
השכימו קום
לקום מוקדם בבוקר, כמו למשל בשעה 5 ולהתחיל לעבוד על המשימה החשובה ביותר שלכם יכול להיות פתרון נהדר להגדלת פריון העבודה. לעתים קרובות תוכלו להספיק יותר לפני השעה 8 בבוקר מאשר רוב האנשים מצליחים לעשות בכל היום.
בניית לוז יומי
לוז יומי יכול להכניס קצת סדר לכל יום. בניית לוז יומי משפרת באופן משמעותי את המיקוד של כל פעולה ופגישה. לוז יומי אשר מאורגן יכול לחסוך זמן, כסף והרבה כאב ראש. בתחילת כל יום, סדרו את המטלות שלכם על פי זמן, והעדפה.
עקרון פארטו
עיקרון פארטו הוא הכלל 80-20, שבו נקבע כי 80% מהערך של כל המשימות מגיע מ -20% מהמאמץ שמושקע בהם. כך שעליכם למקד את האנרגיה שלכם ב- 20% מהדברים הקריטיים שיש לבצע כעת.
שימוש בטיימר
שיטה זו היא שיטה נהדרת לקבלת החלטות ומניעת היסחפות למחשבות מיותרות. מומחים ממליצים להיעזר בטיימר כדי לקבל החלטות. בעזרת שימוש בטיימר ניתן להגביל את זמן החשיבה כדי להביא לקבלת החלטה בפועל. קחו רגע להתנדנד ולנחש, אך בתום הרגע הזה כנראה שתצרכו להחליט.
קביעת מועד אחרון
קביעת "דד ליין" היא דרך מסודרת יותר לבצע עבודה. ה"דד ליין" יכול להתאפיין בשעה, יום או חודש בשנה. זה לא באמת משנה, כל עוד אתם עומדים בתאריך היעד שהצבתם להשלמת המשימה.
דייקנות
דייקנות היא חלק מאימוץ "אי הפשרנות", אם אתם מאחרים בהגשת העבודה או בביצוע המשימה, כנראה שתמצאו את עצמכם מתפשרים ומוותרים לעצמכם בעוד כמה תחומים. אמצו את הדייקנות כחלק בלתי נפרד מהחיים.
צמצום פערים
לכולנו נצברים פערים קטנים, אם זה בקריאת החומר שהוגש לבניית הפרויקט החדש או הבנת המשימה. כדי לצמצם פערים בצעו פעולות חשיבה או קריאה בעודכם עושים דברים לא קשורים, לדוגמה – קראו מאמר בזמן שאת מחכים בתור, מחכים לארוחה שמתחממת או אפילו מחכים על הקו לשיחה. חפשו דרכים יעילות כמו הרצאות מוקלטות או סיכומים כדי להטמיע את החומר בפחות מאמץ.
השתמשו בדמיון
שימוש בדמיון היא הדרך הטובה ביותר להשיג את המטרה בפחות זמן ומאמץ. דמיינו כי המטרה שלכם כבר הושגה ותוכלו לראות מהן הדרכים היעילות ביותר שניתן לבצעה. הדמיון הוא כלי הקיים בעבורנו, מחכה שנשתמש בו נכונה. כאשר אנחנו מדמיינים משהו בראש, אנחנו עשויים להפוך אותו לחלק אמיתי בקלות רבה יותר.
הענקת פרסים
על עבודה קשה מגיעים תמלוגים. התמלוגים לא חייבים להיות חומריים אלא הם יכולים להיות גם חצי שעה של זמן פנוי לקרוא ספר או לטייל בטבע. הקפידו להעניק לעצמם פרסים על עמידה בזמנים ולפנק את עצמכם כאשר אתם מצליחים להשלים את המטלות לפני בוא הזמן.
רצף משימות
בנו רצף של משימות, מעין רשימת משימות בה כל ביצוע משימה גורר ביצוע של משימה אחרת. שימו לב כי אתם "מפרקים" פרויקטים מורכבים למשימות קטנות יותר, מוגדרות היטב. כך תוכלו להתמקד טוב יותר בהשלמתם.
טיפול נקודתי במשימה
ברגע שאתם מתחילים לבצע משימה כלשהי, דאגו לבצע אותה במלואה. הסחות דעת תמיד ימצאו דרך להפריע, ולכן נסו לדאוג כי אתם לא מכבידים על עצמכם עם הפעלה של עוד כמה משימות באמצע. כשהסחות הדעת מגיעות, רשמו אותם כמטלה שיש לבצע בתום ביצוע המשימה הנוכחית.
ביצוע אקראי של משימות
ישנם אנשים שביצוע אקראי של משימות יכול להעלות את רמת היעילות שלהם. העדפה להתחיל לבצע חלק קטן מפרויקט גדול ולהשלים אותו עכשיו, יכולה להיות יותר יעיל בעבורם מאשר להתחיל לטפל בכל הפרויקט באותו הרגע.
שימוש בטיוטה ראשונית
רבים מאיתנו פרפקציוניסטים. זהו דבר מקובל למדיי, אם אתם לא מוכנים להתפשר על איכות המשימה שלכם, וודאו כי אתם דואגים לבצע טיוטה ראשונית לכל משימה. מתוך טיוטה זו, תוכלו לתת לתוצר הסופי להבשיל.
תרגיל 30 הימים
בעודכם מזהים הרגל חדש, תרגיל 30 הימים יכול לעזור לכם להטמיע אותו בנורמה שלכם בקלות. זהו את ההרגל החדש שתרצו לאמץ והתחייבו לדבוק בו למשך 30 הימים הקרובים. מחויבות זמנית זו תלמד אתכם להעריך נכונה את הבחירה.
"חבר טלפוני"
רבים מאיתנו כבר מכירים את המונח "מיקור חוץ", מיקור חוץ הוא שירות אשר באפשרותנו להיעזר בו לביצוע מטלות שאין ברצוננו לבצע. במקרים של עומס, לחץ או חוסר בזמן עסקים רבים נוטים להשתמש במיקור חוץ, עסקים רבים אף מתעלים חלק ניכר מהעבודה שלהם לעזרת ה"חבר הטלפוני". כך שבכל פעם שאתם מוצאים את עצמכם בעומס בעבודה, בעבור התשלום הנכון תמיד תוכלו למצוא מישהו אחר שישמח לעזור לכם.
שיפור כללי
שיפור כללי מתחיל ברצון להתפתח. פעמים רבות הצלחה בתחום אחר תביא איתה שיפור בביצועים בתחום הנוכחי. אולי זה הזמן להירשם לחוג לאומנויות לחימה, להתחיל לפתוח בלוג או לקרוא ספר.
להקשיב אינטואיציה
פעמים רבות אנחנו מתעלמים מתחושות הבטן שלנו שלבסוף מתגלות כנכונות ביותר. כשזה נוגע לקבל החלטות או ביצוע משימות ביעילות, הבטן שלכם תדע הכי טוב בעבורכם. הקשיבו לאינטואיציה.
אופטימיזציה
כיצד ניתן להבין מהי דרך הפעולה הנכונה ביותר בעבורנו? עלינו להזות תהליכים בהם אנחנו נעזרים לעיתים קרובות, ניתן אף לתעד אותם צעד אחר צעד כדי להבין כיצד ניתן לעשות אופטימיזציה לכל פעולה. עם ארגון מחדש ויישום, תוכלו למצוא כיצד לשפר את התוצאות של כל פעולה שאתם מבצעים. לפעמים אנחנו פשוט לא יכולים לראות את מה שנכון עד שאנחנו בוחנים אותו תחת מיקרוסקופ.
הפוסט יעילות מוגברת: 26 כללים שיהפכו אתכם לגיבורי על הופיע ראשון בLifehacks